Hiểu được ý nghĩa thực sự của CMC-CMIS

MIS là một hệ thống hoặc qui trình cung cấp việc ra quyết định với các thông tin cần thiết để quản lý một doanh nghiệp hiệu quả.

MIS hướng tới hầu hết các vị trí trong doanh nghiệp, từ người công nhân phân xưởng, đến người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ giúp đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý.

Các phần mềm có thể tích hợp như 1 phần trong MIS là: phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng, quản lý dự án, quản lý mua hàng, kế toán…

Vậy MIS có phải là một giải pháp đúng cho doanh nghiệp của tôi hay không?

Trong doanh nghiệp từ nhân viên đến lãnh đạo cấp cao nhất đều có các câu hỏi đặt ra rất thách thức cho hệ thống CNTT của công ty mình ví dụ như:

  • Làm sao tôi có thể vào 1 phần mềm mà thấy hết tất cả công việc, dữ liệu của tôi?
  • Tôi có thể truy cập thông tin cần thiết bất kỳ lúc nào để đưa ra quyết định ngay lâp tức không?
  • Tôi muốn tự làm các báo cáo theo ý của tôi hay không?
  • Và tất cả mọi người trong công ty đều có các công cụ mà họ cần để tối đa hóa hiệu suất làm việc?

CSI-SG MIS sẽ giúp DN của bạn giải quyết các câu hỏi trên.

  1. Phân hệ Quản lý kinh doanh
    1. Quản lý vụ việc: Hệ quản lý Vụ việc cho phép theo dõi và quản trị toàn bộ hoạt động kinh doanh, các thông tin phát sinh xoay quanh Mã Vụ Việc. Mã vụ việc được chọn làm xương sống thông tin trong hệ thống
    2. Hệ quản lý yêu cầu tư vấn dự án: Quản lý các hoạt động tư vấn dự án theo yêu cầu của MVV, ghi nhận nguồn lực thực thi cho việc tư vấn dự án.
    3. Yêu cầu hồ sơ thầu: Quản lý việc cung cấp hồ sơ hỗ trợ các hoạt động làm hồ sơ thầu
    4. Quản lý phương án kinh doanh: Thiết lập và theo dõi qui trình soát xét, phê duyệt phương án kinh doanh có liên quan đến MVV.
    5. Theo dõi kiểm soát-dự toán quyết toán hơp đồng: Thiết lập và kiểm soát các bảng ước dự toán và quyết toán dự án. Mục tiêu kiểm soát các khoản mục chi phí của dự án.
    6. Quản lý thông tin hợp đồng: Hợp đồng bao gồm các thông tin về sản phẩm dịch vụ, tiến độ thanh toán hợp đồng và thời gian xuất hóa đơn, nhằm phục vụ cho nhiều cấp quản lý như: kế toán theo dõi xuất hóa đơn, cấp quản lý kinh doanh theo dõi tiến độ thanh toán để nắm bắt số KPI đạt được, chi trả thưởng dự án; thông tin sản phẩm dịch vụ phục vụ cho các báo cáo doanh số theo sản phẩm nhằm làm thông tin đầu tư chiến lược cho công ty vào thời gian tới.
    7. Theo dõi yêu cầu thực hiện dự án: Tùy theo dự án có các tiêu chí về giá trị hợp đồng, loại sản phẩm/dịch vụ, hệ thống sẽ tự động chỉ định đến bộ phận tiếp nhận, có thể là phòng quản trị dự án, hoặc phòng triển khai sản phẩm bán lẻ, hoặc phòng dịch vụ.
    8. Quản lý chi phí: Hỗ trợ theo dõi các khoản chi trong quá trình thực thi vụ việc, gồm: chi phí marketing, chi phí triển khai, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí kinh doanh, chi phí chung. Mỗi loại chi phí có hạn mức sử dụng riêng do công ty quy định. Các hạn mức này đã được xét duyệt trước đó. Cấp quản lý của công ty sẽ căn cứ vào hạn mức để xét duyệt chi phí, nhằm quản lý dòng tiền một cách tốt nhất.

2. Phân hệ Quản lý hành chánh -  nhân sự:

Quản lý đăng ký phòng họp, đăng ký hỗ trợ dịch vụ (hỗ trợ book dịch vụ cho các chuyến công tác của Nhân viên), đăng ký làm ngoài giờ, đăng ký xe công tác, …

Đơn xin nghỉ phép, theo dõi ngày nghỉ phép, chấm công, danh sách nhân viên, …

 3. Phân hệ quản lý timesheet:

Chức năng phân công công việc được sử dụng để giao công việc hằng ngày, giao việc tư vấn, giao việc triển khai, giao việc bảo hành/bảo trì.

Nhân viên có thể tự phân chia công việc được giao ra thành nhiều việc nhỏ

Nhân viên có thể tự ghi nhận công việc hàng ngày của mình

Qua đó hệ thống tính toán được thời gian làm việc của nhân viên trong vụ việc.

Báo cáo tình hình sử dụng nguồn lực

 4. Phân hệ quản lý tri thức-KMS:

Quản lý toàn bộ tài liệu – hồ sơ có liên quan đến quá trình thực thi MVV

Tài liệu giải pháp kỹ thuật

Tài liệu giới thiệu sản phẩm dịch vụ

Các tài liệu kinh doanh khác

Quản lý Tri thức.

 5. Phân hệ service desk:

Chức năng này nhằm hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng trong công tác quản lý các sự việc bảo hành, bảo trì, dịch vụ theo phiếu ticket (phiếu dịch vụ).

Các ticket được bố trí sắp xếp theo các trạng thái làm việc (vừa mở, đang xử lý, đóng, đang treo) nhằm giúp cấp quản lý có cái nhìn tối ưu và kiểm soát nội bộ tốt hơn.

Ngoài ra, các phiếu dịch vụ thực hiện 1 lần hoặc định kỳ (áp dụng cho bảo hành định kỳ) được hệ thống lên lịch nhắc nhở thực hiện sắp đến hạn thực hiện hoặc đã quá hạn thực hiện theo cam kết hợp đồng đã ký.

 6. Phân hệ Hệ thống báo cáo:

Toàn bộ các báo cáo theo chuẩn quản trị nguồn lực: Tài lực, Vật lực, Tin lực.

 7. Phân hệ tích hợp hệ thống:

CSI-SG MIS có thể tích hợp được với các phần mềm khác(ví dụ như: ERP, CRM, MS office…) để lấy số liệu hoạc là nguồn cung cấp dữ liệu cho các phần mềm khác.

  1. Quản trị thông tin/qui trình kinh doanh toàn diện, hiệu quả:

CSI-SG MIS cho phép kiểm soát toàn bộ qui trình kinh doanh dựa trên một khái niệm mới Mã Vụ Việc. Mã vụ việc là một khái niệm thông tin được chọn làm xương sống của hệ thống, tất cả các phân hệ và qui trình có liên quan được xây dựng theo mô hình vệ tinh xoay quanh và cung cấp toàn bộ các thông tin phục vụ cho kinh doanh.

2.    Khả năng tích hợp cao:

 Dựa trên lớp kiến trúc Datamining, hệ thống có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác thông qua giao thức kết nối dữ liệu, truy xuất toàn bộ các thông tin có liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh, đưa ra một bức tranh số liệu thông tin một cách trực quan.

Các lớp ứng dụng được tích hợp có thể là các phần mềm từ phức tạp như các ứng dụng ERP, CRM, SCM, đến các phần mềm đơn giản như phần mềm tài chính kế toán, quản lý nhân sự, tài sản, kho, mua hàng, bán hàng, ...

3.    Khả năng truy xuất dữ liệu nhanh:

Với kiến trúc Datamining được dựng sẵn theo các tiêu chí quản trị, hệ thống CSI-SG MIS cho phép tách biệt lớp dữ liệu xử lý giao dịch và lớp dữ liệu truy xuất báo cáo. Đảm bảo thời gian truy xuất báo cáo là tách biệt và không ảnh hưỡng đến thao tác cập nhập dữ liệu của người dùng. Điều này cho phép các dữ liệu báo cáo trên CSI-SG MIS được truy xuất nhanh hơn rất nhiều lần.

 4.    Khả năng ứng dụng linh hoạt:

CSI-SG MIS được xây dựng trên nền tảng công nghệ Microsoft với SharePoint làm nền tảng kiến trúc cơ bản cho viếc tích hợp các ứng dụng khác. Điều này cho phép nâng cao tính tương thích với các ứng dụng/ phần mềm được xây dựng theo chuẩn Microsft (MS Office, Visio, email Exchange, …) và các ứng dụng của các nhà cung cấp thứ ba (third paties) với điều kiện các ứng dụng này đáp ứng chuẩn giao tiếp của Microsoft.

5.    Tính bảo mật cao:

Các cấp độ phân quyền xét duyệt trên từng bước của qui trình, cho phép người quản trị quy trình kiểm soát toàn bộ hoạt động trên từng qui trình cụ thể.

Người quản trị hệ thống có thể phân quyền sử dụng cho từng người, nhóm người dùng cụ thể đồng thời kiểm soát được an ninh trên toàn hệ thống.

6.    Thân thiện với người dùng

CSI-SG MIS được xây dựng với mục tiêu thân thiện với người dùng cao, vì vậy các màn hình nhập liệu được thiết kế với các màu sắc và tính tương đồng cao với các ứng dụng văn phòng của Microsoft. 

Ngoài ra, hệ thống được vận hành trên nền tảng webbase của công nghệ SharePoint, cho phép người dùng có thể truy cập và xử lý thông tin ở mọi lúc mọi nơi.

 7.    Lợi ích MIS mang lại cho doanh nghiệp: cắt giảm chi phí bằng các thông tin về tài chính, gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua MIS.

  1. Lợi ích đối với nhân viên thao tác nghiệp vụ

i.    Lưu trữ toàn bộ thông tin dữ liệu của khách hàng trong quá trình làm việc: thông tin KH, thông tin dự án, báo giá, hiện trạng hàng hóa, hiện trạng triển khai…

 ii.    Kiểm soát được chi phí của dự án.

iii.    Giúp nhân viên kinh doanh có thể phục vụ khách hàng tốt hơn từ thông tin MIS cung cấp.

b. Lợi ích đối với cấp quản lý

i.    Quản lý được công việc các nhân viên thuộc quyền quản lý

ii.    Người quản lý kinh doanh có thể quản lý doanh thu, chi phí của phòng ban/TT do mình quản lý

c. Lợi ích đối với cấp lãnh đạo

 i.    MIS giúp cấp lãnh đạo quản trị tài chính tốt nhất.

ii.    MIS giúp cấp lãnh đạo quản trị năng suất, hiệu quả làm việc của nhân viên.

 Giúp lãnh đạo hoạch định chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, hoạch định chiến lược tài chính của công ty.